Корпоративтік Телеграм-ботта анықтамалар алуға, еңбекке жарамсыздық парағын ашуға, демалысты жоспарлауға, тіпті кеңседегі орынды «брондауға» болатынын білесіз бе?
Телеграм-бот компания ресурстарын және қызметкерлердің уақытын үнемдеуге қалай көмектесетіні туралы SKNews.kz тарапына сұхбатта RPA сараптама орталығының (RPA – процестерді роботтандырылған автоматтандыру) жетекшісі Әділ Әбдіханов және «Самұрық-Қазына» Корпоративтік университетінің HR бизнес-серіктесі Жамал Әлішева айтып берді.
1. Корпоративтік университеттің Телеграм-боты қашан құрылды? Неліктен дәл осы алаң таңдалды?
«Самұрық-Қазына» Корпоративтік университетінің Телеграм-ботын «Самұрық-Қазына» Корпоративтік университетінің RPA сараптама орталығының қызметкерлері 2020 жылғы шілдеде Сovid-19 коронавирус пандемиясы кезінде құрды.
Сол кезде қызметкерлердің офлайн тәртіптегі жалпы саны жалпы штат санының белгіленген 20%-ынан аспауы үшін қызметкерлердің кеңсеге келуіне жедел бақылау жүргізу міндеті тұрды.
Әрине, бұл функционалды техникалық тұрғыда қолданыстағы электрондық құжат айналымы жүйесі (ЭҚАЖ) арқылы да іске асыруға болатын еді, бірақ жүргізілген талдау мессенджерлердің неғұрлым икемді құрылымы барын және біздің қызметкерлер үшін пайдалануда ыңғайлы екенін көрсетті.
Телеграмның мессенджері онда функционалды дамыту және оны роботпен бірге кәдеге жарату мүмкіндігі бар болғандықтан таңдалды. Осылайша бізде пайда болған Телеграм-бот қазір бизнеске қарқынды енгізілуде және көбірек процестерді автоматтандыруға мүмкіндік береді.
2. Телеграм-бот құрылғаннан бері бір жыл өтті. Бүгінде жағдай қалай, өріс ұзарды ма? Қандай қызметтерді орындай алады?
Әрине, көкжиегіміз кеңейді. Сонымен қатар, ол қазір де қанат жайып, дамып келеді.
Қазір 10 функцияны орындай алады, олардың негізгілері:
Кеңсеге бару резерві. Енді қызметкер нақты күнді таңдай алады, қажет болған жағдайда - бірден бірнеше күн немесе апта бойы, түскі асқа дейін немесе одан кейінгі уақытты, сонымен қатар қонақтың келуін алдын ала қарастырады. Ал басшылар жұмысшылардың жұмысқа шығу кестесін көреді және олардың жұмысын үнемі өзгеріп отыратын талаптарды ескере отырып және бақылау тұрғысынан офлайн тәртіпте басқара алады - бұл өте ыңғайлы.
Банктер, мемлекеттік органдар және басқа да мекемелер үшін жұмыс орнынан анықтаманы кадр әкімшісі сұрау салып, анықтама дайындағанша күтуге уақыт жұмсамай жедел алу. Бұл іс бұрынғы 5 минуттың орнына 1 минутта жүзеге асырылады.
F&Q бөлімінде (жиі қойылатын сұрақтар) әрбір қызметкер Университеттің құрылымдық бөлімшелеріне бармай-ақ жиі қойылатын сұрақтарға жауаптарды қарай алады, мысалы: еңбек демалысын қалай рәсімдеуге болады? Аванс, материалдық көмек, табыс туралы анықтама, бүкіл Корпоративтік университеттің өзекті байланыс деректерін қалай алуға болады (айтпақшы, бұл анықтамалық автоматты түрде толтырылады) және тағы басқалар.
Қажет болған жағдайда аурухана парағын ашу, бұл ретте қызметкердің құрылымдық бөлімшесінің басшысы мен кадр әкімшісіне Телеграм мен поштаға автоматты түрде хабарлама келеді.
Компьютердің есептік жазбасына, корпоративтік поштаға кіру паролін өзгерту жағы қашықтан жұмыс істеуді жеңілдетеді және Ақпараттық технологиялар департаментіне жүктемені азайтады.
3. Қыркүйек-қазан - демалыс уақыты. Осы функционал туралы толығырақ айтып берсеңіз?
Біз процестерді үнемі жақсартудамыз, мысалы, еңбек демалысын рәсімдеуге қатысты боттың функционалдығы қызметкерлерге сұраныс кезінде қолжетімді демалыс күндерінің санын білуге, демалыс күндерін нақтылауға мүмкіндік береді.
Жақында тағы бір ыңғайлы функцияны қостық - демалысқа шығуды растау. Оның мәні неде? Бот қызметкерге бекітілген кестеге сәйкес, жақын арада жоспарланған демалысы бар екендігі туралы алдын ала хабарлама жібереді. Қызметкер көрсетілген күндермен келісе немесе бас тарта алады. Оң жауап болған жағдайда, бот автоматты түрде роботқа берілетін демалысты растаған қызметкерлердің тізімін жасайды, ал робот өз кезегінде 1С жүйесінде бұйрық ресімдейді.
Бұл функциялар біздің әріптестерімізге демалыстарын ыңғайлы жоспарлауға мүмкіндік береді, ал әкімшілер резервтік күндерді есептеу, қосымша хат алмасу және демалыс бұйрықтарын тікелей рәсімдеу бойынша күнделікті жұмыстан босайды.
4. Соңғы рет қандай қызмет әзірленді?
Жақында қызметкерлер арасындағы байланысты жеңілдету үшін жаңа функция – «Анықтамалық» пайда болды. «Анықтамалық» кез-келген әріптестің ұялы телефонын, электрондық поштасын жылдам іздеуге арналған. Ең бастысы - әріптестің қай департаментте жұмыс істейтінін білу. Сондай-ақ, егер адам ауруханада немесе демалыста болса, мәртебесі көрсетіледі.
Осылайша, жаңа қызметкерлер ұжыммен тез таныса алады, ал жұмыстағы қызметкерлер әріптестерінің өзекті деректерін қарап, қажет болған жағдайда оларға телеграм, ұялы телефон, пошта арқылы хабарласа алады. Осылайша біздің бот ұжымның байланысын нығайтуда.
5. Телеграм-бот және басқа роботтардың функционалын кеңейту үшін Корпоративтік университеттің қанша қызметкері жұмыс істейді? Бүгінгі таңда қандай жетістіктер бар? Телеграм-боттарыңызды дамыту бойынша алдағы жоспарларыңыз қандай?
Қазір біздің командада 4 қызметкер бар. Жалпы, біз 24 бизнес-процесті роботтандырдық: оның 17-і кадрлық қамтамасыз ету бойынша, 7-і бухгалтерия желісіне қатысты, оған қоса, жаңа айтқанымдай, 10 функцияны орындайтын біздің Телеграм-бот. Барлық 24 бизнес-процесс бойынша 1 операцияға арналған жиынтық уақыт 64 сағаттан 3 сағатқа дейін қысқарды. Ауқымы мен болашағын елестетіп көріңіз! Бұл жағдайда адам факторының болмауына байланысты сұраныстардың дәлдігін арттыруды да ескерген жөн.
Роботтарымыз бен Телеграм-боттың даму процесі үздіксіз жалғасуда. Талдау жүргізіп, компаниямыздағы белгілі бір процестерді автоматтандырудың мүмкін тиімділігін есептейміз, функционалды роботтандырудың техникалық мүмкіндігін қарастырамыз және осы мәліметтер негізінде қызметкерлердің күнделікті міндеттері үшін сандық шешімдерді ұсынамыз. Сонымен бірге Телеграм-ботымыз бен роботтардың мүмкіндіктерін кеңейтеміз..
Сонымен қатар, «Самұрық-Қазына» қоры тобының басқа да компаниялары біздің әзірлемелерімізге қызығушылық танытуда. Алдағы уақытта тәжірибеміз бен түйгендеріміз Қор тобындағы компанияларға түрлі бағыттар бойынша операциялық қызметтің тиімділігін арттыруға көмектеседі деп үміттенеміз.
Сөзімізді тұжырымдасақ, біздің барлық жаңалықтарымыз бен жаңашылдықтарымыз Корпоративтік университеттің ресми сайтында және әлеуметтік желілердегі парақшаларында жедел орналастырылатынын атап өткен абзал.
