Знали ли вы, что в корпоративном Телеграм-боте можно получать справки, открывать больничный, планировать отпуск и даже «бронировать» место в офисе?
О том, как Телеграм-бот помогает экономить ресурсы компании и время сотрудников в интервью SKNews.kz рассказали Адил Абдиханов, руководитель Центра экспертизы RPA (RPA – роботизированная автоматизация процессов) и Жамал Алишева, HR бизнес-партнер Корпоративного университета «Самрук-Казына».
1. Когда был создан Телеграм-бот Корпоративного университета? Почему была выбрана именно эта площадка?
Телеграм-бот Корпоративного университета «Самрук-Казына» был создан сотрудниками Центра экспертизы RPA в июле 2020 года в самый разгар пандемии коронавируса Covid-19.
Тогда стояла задача оперативно вести контроль посещения офиса сотрудниками, чтобы общее число работников в офлайн не превышало установленные 20% от общей штатной численности.
Конечно, технически реализовать этот функционал можно было и через действующую Систему электронного документооборота (СЭД), но проведенный анализ показал, что мессенджеры имеют более гибкую структуру и удобнее в использовании для наших сотрудников.
Мессенджер Телеграм был выбран в связи с тем, что в нем есть возможность развивать функционал, и использовать его в паре с роботом. Так и появился наш Телеграм-бот, который сейчас динамично внедряется в бизнес и позволяет автоматизировать все больше процессов.
2. Прошел год с момента создания Телеграм-бота. Вырос ли он? Какие функции может выполнять?
Безусловно, вырос. Более того, продолжает расти и развиваться.
Сейчас он способен выполнять 10 функций, основные из которых:
Резерв посещения офиса. Теперь сотрудник может выбрать точную дату, при необходимости - сразу несколько дней или всю неделю, время - до обеда или после, а также зарезервировать посещение для гостя. А руководители видят график выхода работников и могут управлять их работой в офлайн режиме, с учетом постоянно изменяющихся требований и с точки зрения контроля - это очень удобно.
Оперативное получение справки с места работы для банков, госорганов и других учреждений без траты времени на ожидание, пока кадровый администратор получит запрос и подготовит справку. Задача реализуется за 1 минуту, вместо 5 минут как было ранее.
Раздел F&Q (часто задаваемых вопросов), где каждый работник может просмотреть ответы на наиболее часто задаваемые вопросы без обращения к структурным подразделениям Университета, к примеру: как оформить отпуск? Как получить аванс, материальную помощь, справку о доходах, актуальные контактные данные всего Корпоративного университета (этот справочник, кстати, также заполняется автоматически) и многие другие.
Открытие больничного листа в случае необходимости, при этом руководителю структурного подразделения работника и кадровому администратору приходит автоматическое уведомление в Телеграм и на почту.
Смена пароля доступа к учетной записи компьютера, корпоративной почте, что упрощает работу в дистанционном режиме и снижает нагрузку на Департамент информационных технологий.
3. Сентябрь-октябрь - пора отпусков. Расскажите об этом функционале подробнее?
Мы постоянно улучшаем процессы, например, функционал бота в части оформления отпуска позволяет работникам узнавать количество доступных отпускных дней на момент запроса, уточнить сроки своего отпуска.
Совсем недавно добавили удобную функцию - подтверждение выхода в отпуск. В чем она заключается? Бот заранее отправляет сотруднику уведомление о том, что у него на ближайшее время запланирован отпуск согласно утвержденному графику. Работник может дать свое согласие с указанными датами, а может отказаться. В случае положительного ответа, бот автоматически формирует список подтвердивших отпуск сотрудников, который передается роботу, а робот в свою очередь оформляет приказ в системе 1С.
Эти функции позволяют нашим коллегам комфортно планировать свой отпуск, а кадровых администраторов освобождает от рутинной работы по подсчету резервных дней, дополнительной переписке и непосредственному оформлению приказов на отпуск.
4. А какой из функционалов был разработан последним?
Совсем недавно появился новый функционал – «Справочник», чтобы упростить коммуникации среди сотрудников. «Справочник» предназначен для быстрого поиска мобильного телефона, электронной почты любого из коллег. Главное - знать, в каком департаменте работает коллега. Также указывается статус, если человек находится на больничном или в отпуске.
Так, новые сотрудники могут быстро ознакомиться с коллективом, а действующие посмотреть актуальные данные коллег и связаться с ними по мессенджеру, мобильному телефону, почте, в случае необходимости. Таким образом наш бот сближает коллектив.
5. Сколько сотрудников Корпоративного университета работают над расширением функционала Телеграм-бота и других роботов? Каковы успехи на сегодняшний день? Какие у вас дальнейшие планы по развитию вашего Телеграм-бота?
Сейчас в нашей команде 4 сотрудника. В целом, мы роботизировали 24 бизнес-процесса: 17 из них по кадровому обеспечению, 7 - по линии бухгалтерии, плюс наш Телеграм-бот, который, как я уже говорил, выполняет 10 функций. Суммарное время на 1 операцию по всем 24 бизнес-процессам сократилось с 64 часов до 3 часов, только представьте себе масштабы и перспективы! При этом стоит учитывать повышение точности отработки запросов ввиду отсутствия человеческого фактора.
Процесс развития наших роботов и Телеграм-бота непрерывен. Мы проводим анализ, рассчитываем возможную эффективность автоматизации тех или иных процессов в нашей компании, рассматриваем техническую возможность роботизации функционала и на основе этих данных предлагаем цифровые решения для рутинных задач сотрудников и расширяем возможности нашего Телеграм-бота и роботов.
Более того, и другие компании группы Фонда «Самрук-Қазына» проявляют интерес к нашим разработкам. Мы надеемся, что в дальнейшем наш опыт и наработки помогут компаниям группы Фонда повысить эффективность операционной деятельности по различным направлениям.
Ну а все наши обновления и новости оперативно размещаются на официальном сайте Корпоративного университета и на страницах в социальных сетях.
